Program pozwala stworzyć bazę danych dokumentów przychodzących, wewnętrznych i wychodzących. Umożliwia digitalizację dokumentów, pozwala wyeliminować z obiegu papierową wersję dokumentu.
Program może być stosowany:
- w małych firmach - do rejestracji dokumentów przychodzących i wychodzących na jednym stanowisku komputerowym z wykorzystaniem lokalnej lub sieciowej bazy danych,
- w średnich firmach - do rejestracji dokumentów (przychodzących, wewnętrznych i wychodzących) w sposób scentralizowany, przez kilku, kilkunastu pracowników, przydzielaniu ich pracownikom odpowiednich działów - praca w środowisku sieciowym, z wykorzystaniem wielodostępnych baz danych,
- w dużych firmach – do zarządzania obiegiem dokumentów przychodzących, wewnętrznych i wychodzących. Rejestracja rozproszona dokumentów przez wielu użytkowników, obieg dokumentów w formie elektronicznej. Przekazywanie dokumentów z akceptacją przyjęcia, kontrola stanu przetworzenia dokumentu przez status dokumentu, praca w sieciach lokalnych i rozległych oraz w chmurze (np. Azure).
Rejestracja dokumentów przez jednego użytkownika może mieć zastosowanie w firmach, które przetwarzają niewielką ilość dokumentów. Pracując na
jednym stanowisku użytkownik rejestruje dokumenty przychodzące i wychodzące, wprowadza informację o dostawcy i odbiorcy dokumentu. Może
załączyć skan dokumentu oraz wysłać informację o dokumencie w formie elektronicznej do pracownika, adresata dokumentu. Może wyszukiwać dane w rejestrach, filtrować je wg różnych kryteriów, drukować raporty, wysyłać zestawienia i dokumenty pocztą elektroniczną.
W większych firmach można wykorzystać pełne możliwości programu. Dokumenty mogą być rejestrowane przez większą liczbę użytkowników. Przetwarzanie dokumentów może odbywać się w sposób scentralizowany lub w sposób rozproszony przez wielu użytkowników biorących udział w procesie obiegu dokumentów.
Bazy danych
Program współpracuje z bazami danych firmy Microsoft:
- Microsoft SQL Server LocalDB – baza lokalna, maksymalny rozmiar do 10GB (bezpłatna)
- Microsoft SQL Server Express – baza sieciowa (serwer bazy danych), maksymalny rozmiar 10GB (bezpłatna)
- Microsoft SQL Server (od wersji 2008) – baza sieciowa (serwer bazy danych) (komercyjna – wymagany zakup licencji)
- Microsoft Azure) – baza w chmurze Microsoft, wymagany zakup konta