Program do rejestracji i zarządzania dokumentami w firmie (DMS). Porządkuje proces przetwarzania dokumentów, skraca czas dostępu do danych, podnosi efektywność pracy. Rejestruje i zarządza dokumentami przychodzącymi, wychodzącymi i wewnętrznymi. Może być stosowany tylko do rejestracji lub do rejestracji, digitalizacji i zarządzania obiegiem dokumentów w firmie.

Najprostsza wersja (Standard) przeznaczona jest do rejestracji dokumentów przychodzących i wychodzących przez jednego lub kilku pracowników. Wersja Optimum służy do zespołowego przetwarzania dokumentów, przez grupę osób. W najbardziej rozbudowanej wersji  (Premium) program DMS Dokumenty zarządza elektronicznym obiegiem dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych. Pozwala przekazywać dokumenty innym użytkownikom, rejestruje uwagi i decyzje na każdym etapie. Program współpracuje z bazami Microsoft SQL Server. Bazy mogą być zainstalowane na dyskach lokalnych, na serwerach, w sieciach lokalnych i rozległych (internet) oraz w chmurze. Zeskanowane lub dołączone dokumenty źródłowe mogą być przechowywane w bazach danych lub w folderach na dyskach lokalnych lub sieciowych.

Wymagania • Umowa licencyjna • Wersje • Aktualizacje • Cennik • Podręcznik • Zakup programu

Pobierz program

Charakterystyka

• Rejestry dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych.
• Definiowany szablon liczby porządkowej rejestru.
• Definiowane rodzaje dokumentów w rejestrach.
• Słownik kontrahentów.
• Słownik przedstawicieli kontrahentów.
• Słownik pracowników.
• Słownik operatorów pocztowych.
• Odczyt danych kontrahenta z bazy internetowej GUS, bazy VIES UE (kontrahenci zagraniczni).
• Wprowadzanie kontrahenta do dokumentu z listy podpowiedzi, tworzonej na podstawie podobieństwa do wprowadzanej frazy.
• Rejestracja operatora / pracownika dostarczającego dokument.
• Rejestracja pracownika / operatora, któremu przekazano dokument.
• Oznaczanie dokumentów statusem (np. Do wyjaśnienia, Zatwierdzony, Wykonany, itp).
• Oznaczanie dokumentów symbolem sprawy.
• Książki nadawcze operatorów.
• Współpraca z Elektronicznym Nadawcą Poczty polskiej (pliki XML)
• Wydruk etykiet adresowych na drukarkach etykiet (Dymo, Zebra, Epson, TSC, Brother i inne)
• Wydruk etykiet adresowych na arkuszu A4 (8 x 105x74mm)
• Rejestracja obiegu dokumentów.
• Definiowanie dodatkowych danych parametrycznych opisujących dokumenty.
• Możliwość dołączania dowolnych plików (skanów) do dokumentów lub linków do plików.
• Prowadzanie konsultacji w trakcie obiegu dokumentu.
• Pliki mogą być przechowywane w bazie, na dysku lokalnym lub sieciowym. 
• Import danych kontrahentów i przedstawicieli z pliku csv.
• Logowanie do bazy z listy użytkowników, przez login i hasło lub jako użytkownik Windows
• Wyznaczanie zastępstw na czas nieobecności pracownika
• Archiwizacja danych, wykonywanie kopii bazy, eksport danych w formatach tekstowych i xml.
• Aktualizacje programu w systemie Microsoft ClickOnce (nie wymagają uprawnień administratora do instalowania aktualizacji).

Program DMS Dokumenty powstał na bazie wieloletnich doświadczeń z oprogramowaniem do rejestracji i przetwarzania dokumentów. Jest bardzo elastyczny, sprawdzi się w małych i dużych firmach. Bezproblemowa migracja na wyższe wersje programu.

Program posiada dwa tryby pracy: tryb użytkownika i tryb administratora. Tryb użytkownika przeznaczony jest do wprowadzania danych, natomiast tryb administratora pozwala konfigurować bazę danych: definiować rejestry, użytkowników, nadawać użytkownikom uprawnienia dostępu do danych. Tryb administratora dostępny jest wyłącznie dla użytkowników z uprawnieniami administracyjnymi.  

Rejestry dokumentów wewnętrznych

Obok rejestracji dokumentów przychodzących i wychodzących, program pozwala rejestrować dokumenty wewnętrzne, czyli stworzyć zdigitalizowaną bazę umów z dostawcami, dokumentów zawieranych z pracownikami, certyfikatów, opinii, projektów, wszelkiego rodzaju dokumentacji istotnej dla firmy, do której szybki i bieżący dostęp podniesie wydajność pracy.

Statusy dokumentów

Statusy dokumentów służą do oznaczania stanu dokumentu, np. Przyjęty, Do wyjaśnienia, Do sprawdzenia, Sprawdzony, Do opisania, Opisany, Wymaga odpowiedzi, Odpowiedziano, Wyjaśniono, Udzielono odpowiedzi, itp. Zmiana statusu dokumentu pozwala wprowadzić informację na jakim etapie (przetworzenia) znajduje się dokument. Można zdefiniować statusy terminowe, np. Wymaga odpowiedzi - 7 dni i kontrolować terminy wykonywania zadań.

Obieg dokumentów

Wersja Premium programu realizuje pełne funkcje obiegu dokumentów, pozwala przekazywać dokumenty innym użytkownikom, przyjmować dokumenty od innych użytkowników, załączać pliki, zmieniać statusy dokumentów. Każdy użytkownik, po zalogowaniu, w pozycji menu bocznego: Moje dokumenty, otrzymuje informacje ile dokumentów ma do odbioru, ile posiada oraz ile dokumentów jest w przekazaniu.

Dołączanie plików do dokumentów i słowników

Do każdego zarejestrowanego dokumentu oraz w dużych słownikach (kontrahentów, przedstawicieli, pracowników) można dołączać dowolne pliki oraz łącza do plików, stron internetowych, zasobów sieciowych itp. Pliki mogą być przechowywane w bazie danych lub na dysku.

Powiadomienia

Program może współpracować z kontem pocztowym i wysyłać wiadomości pocztowe (e-mail) do użytkowników, którym przekazano dokumenty. Powiadomienie zawiera syntetyczną informacje o dokumencie oraz może zawierać załączone do dokumentu pliki, skany.

Dostęp do danych

Każdemu użytkownikowi programu DMS Dokumenty można nadać prawa podglądu lub edycji danych dowolnego rejestru. Użytkownik może mieć również uprawnienia edycji dokumentów wprowadzonych przez innych użytkowników. Można ograniczyć czasowo możliwość edycji dokumentu oraz udostępniać dokumenty innym użytkownikom. W wersji Premium programu, można tak zdefiniować uprawnienia dostępu, aby użytkownik (biorący udział w obiegu dokumentów) miał dostęp tylko do dokumentów, które aktualnie posiada.

Wersje programu

Program DMS Dokumenty występuje w trzech wersjach: Standard, Optimum i Premium. Szczegółowe porównanie wersji programu.

Bazy danych

Program może współpracować z następującymi bazami danych:

• Microsoft SQL Server LocalDB – baza lokalna (bezpłatna)
• Microsoft SQL Server Express – baza sieciowa (serwer bazy danych), maksymalny rozmiar 10GB (bezpłatna)
• Microsoft SQL Server 2008, 2010, 2012, 2014, 2016, 2017, 2019, 2022, ... – baza sieciowa, komercyjna
• Microsoft Azure - baza Microsoft w chmurze
• Hosting Windows - bazy danych MS SQL Server, udostępniane prze firmy hostingowe

Licencjonowanie, aktualizacje

Licencja na użytkowanie programu sprzedawana jest na czas nieokreślony (licencja wieczysta) lub na okres jednego roku. Szczegółowe warunki licencjonowania oprogramowania określa umowa licencyjna. Aktualizacje są bezpłatne.

Pomoc, informacje o programie

Podczas pierwszego uruchomienia programu można utworzyć demonstracyjną bazę danych oraz pustą lokalną bazę danych. W pustej bazie, zaraz po instalacji można zacząć wprowadzać przykładowe lub rzeczywiste dane. Korzystając z funkcji eksportu i importu danych można przenieść wprowadzone dane do innej bazy. Program posiada podręcznik użytkownika oraz rozbudowany system pomocy (menu Pomoc). Dla nowych użytkowników, chcących szybko skonfigurować bazę, szczególnie pomocny będzie rozdział Krok po kroku.

Prezentacje

Dla zainteresowanych oferujemy bezpłatną, zdalną prezentację oprogramowania (Skype, Zoom, MS Teams, Google Meet...).

Wdrażanie oprogramowania

Zapewniamy pomoc przy wdrażaniu oprogramowania i migracji danych. Program można wdrożyć również samodzielnie. Materiały pomocne podczas wdrażenia oprogramowania DMS Dokumenty.