Programy do rejestracji i zarządzania dokumentami

Program do rejestracji i zarządzania dokumentami w firmie (DMS). Porządkuje proces przetwarzania dokumentów, skraca czas dostępu do danych, podnosi efektywność pracy. Rejestruje i zarządza dokumentami przychodzącymi, wychodzącymi i wewnętrznymi. Może być stosowany tylko do rejestracji lub do rejestracji, digitalizacji i zarządzania obiegiem dokumentów w firmie.

Rozbudowany program do rejestracji i zarządzania korespondencją i przesyłkami w firmie. Prowadzi rejestry korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zarządza operatorami pocztowymi. Pozwala oznaczać przyjęcie dokumentu, śledzić obieg korespondencji, adresować koperty, drukować książki nadawcze, skanować dokumenty, wysyłać dokumenty pocztą elektroniczną oraz tworzyć elektroniczne pliki nadawcze.

Program przeznaczony do wspomagania pracy sekretariatu firmy. Pozwala rejestrować korespondencję wysyłaną, otrzymywaną, dokumenty zakupu oraz inne dokumenty, takie jak: umowy, dokumenty przetargowe, upoważnienia itp., posiada terminarz, rejestr kontrahentów i ich przedstawicieli, jest zintegrowany z pocztą elektroniczną oraz przeglądarką internetową.

Rozbudowany program do rejestracji i zarządzania dokumentami zakupu. Definiowana zawartość dokumentu - rejestracja tylko podstawowych danych lub szczegółowych informacji dotyczących płatności, wartości netto, brutto wartości wg stawek VAT, a nawet pozycji dokumentów. Program  kontroluje terminy płatności, rejestruje wpłaty od kontrahentów oraz skanuje i przechowuje w bazie obrazy dokumentów źródłowych.

Program do prowadzenia ewidencji zakupów i wydatków na podstawie faktur VAT oraz rachunków. Na podstawie wprowadzonych dokumentów program określa stan zobowiązań wobec kontrahentów. Kartoteka bilansu dostarcza szczegółowych informacji o zakupach i wydatkach. Dane prezentowane są w formie tabelarycznej i na  wykresach.

Program przeznaczony do zarządzania audytami w firmie, do ewidencji audytów i rejestracji działań korygujących. Audyty i działania korygujące mogą być oznaczane statusem, informującym o stopniu ich realizacji. Do każdego dokumentu można załączać pliki lub linki do plików, co pozwoli stworzyć pełną dokumentację dotyczącą prowadzonych audytów oraz działań korygujących.

DMS Forms to program przeznaczony do zarządzania obiegiem dokumentów, zdefiniowanych w postaci formularzy. Formularz może składać się z dowolnej liczby pól: tekstowych, liczbowych, zawierających daty oraz list wyboru. Użytkownik posiadający dokument zapoznaje się z jego treścią, decyzjami, uwagami i zastrzeżeniami poprzednich użytkowników i na tej podstawie wydaje własne decyzje, wprowadza zastrzeżenia, uwagi. Rozbudowane, drzewiaste menu dostarcza informacji o własnych dokumentach oraz w zależności od uprawnień daje wgląd do dokumentów innych użytkowników.

Program do prowadzenia archiwum firmy, pozwala przechowywać w bazie danych wszelkiego rodzaju pliki stanowiące elektroniczną dokumentację realizowanych zadań i przedsięwzięć. Może to być dokumentacja projektowa, dotycząca realizowanych inwestycji, przetargów, działalności produkcyjnej i usługowej, a nawet kartoteki osobowe pracowników. Do danych dostęp mają mają uprawnieni użytkownicy. Zgromadzone materiały mogą być wysyłane jako załączniki poczty elektronicznej lub udostępniane na określany czas innym użytkownikom programu.

DMS Kancelista to system przeznaczony jest do zarządzania przepływem dokumentów w firmie. Program rejestruje dokumenty zewnętrzne i wewnętrzne, śledzi ich drogę - od przyjęcia lub utworzenia do archiwizacji. Dokument w systemie DMS jest nośnikiem informacji: zbiera uwagi, opinie, decyzje użytkowników, pozwala załączać skany dokumentów źródłowych oraz inne pliki związane z dokumentem. Rozbudowane, drzewiaste menu dostarcza informacji o własnych dokumentach oraz w zależności od uprawnień daje wgląd do dokumentów będących w posiadaniu innych użytkowników.