DMS Kancelista to system przeznaczony jest do zarządzania przepływem dokumentów w firmie. Program rejestruje dokumenty zewnętrzne i wewnętrzne, śledzi ich drogę - od przyjęcia lub utworzenia do archiwizacji. Dokument w systemie DMS jest nośnikiem informacji: zbiera uwagi, opinie, decyzje użytkowników, pozwala załączać skany dokumentów źródłowych oraz inne pliki związane z dokumentem. Rozbudowane, drzewiaste menu dostarcza informacji o własnych dokumentach oraz w zależności od uprawnień daje wgląd do dokumentów będących w posiadaniu innych użytkowników.

Program może być stosowany w firmach, które rejestrują i/lub emitują dużą liczbę dokumentów, w kancelariach, biurach, studiach, firmach projektowych, które realizują przedsięwzięcia w sposób sekwencyjny, w firmach usługowych, które na bazie przepływu dokumentów wewnętrznych chcą zorganizować proces realizacji usługi, w firmach produkcyjnych, które na bazie przepływu dokumentów wewnętrznych chcą zorganizować proces produkcyjny. Polecamy również nasz najnowszy program do zarządzania obiegiem dokumentów: DMS Dokumenty.

Wymagania • Umowa licencyjna • Wersje • Cennik • Podręcznik • Zakup programu

Pobierz program

Charakterystyka

• Dla systemów: Windows XP SP3, Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 10

W programie można zdefiniować dowolną liczbę rejestrów. Dla każdego rejestru określana jest lista występujących w nim dokumentów oraz sposób ich numeracji. Numer rejestru może składać się z 6 składników oddzielonych separatorem. Składnikami numer mogą być: liczba porządkowa; symbol rejestru; symbol dokumentu; rok daty (dwie lub cztery cyfry); miesiąc daty; symbol komórki organizacyjnej osoby przyjmującej dokument lub pierwszego adresata dokumentu; dowolny tekst.

Dokumenty

W programie systemu DMS można rejestrować dokumenty rzeczywiste, takie jak: faktury, umowy, zlecenia, zapytania ofertowe, wszelkiego rodzaju korespondencję oraz dokumenty wewnętrzne, takie jak: zlecenia produkcyjne, usługowe, polecenia, dyspozycje, zarządzenia itp. Dla każdego dokumentu można zdefiniować cechy (parametry wprowadzane podczas rejestracji dokumentu) z oznaczeniem wymagalności wprowadzania. Można ustalić wymagany lub sugerowany obieg dokumentu.

Rejestracja dokumentu

Podczas rejestracji wprowadzane są podstawowe dane opisujące dokument, takie jak numer, znak, symbol dokumentu, data wystawienia, dane kontrahenta (nazwa, adres, nip) oraz krótka informacja o dokumencie lub treść dokumentu. Dane kontrahenta mogą być wprowadzane ze słownika lub bezpośrednio do dokumentu.

Modyfikacja danych

W zależności od uprawnień aktualny posiadacz dokumentu może bezpośrednio modyfikować jego treść lub wprowadzać modyfikacje przez tworzenie kolejnych wersji dokumentu.

Załączniki

Do każdego dokumentu można dołączyć dowolną liczbę załączników. Załącznikiem może być zeskanowany dokument źródłowy lub dowolne pliki. Program obsługuje skanery dostępne w systemie Windows (przez sterowniki WIA). Pliki załączników przechowywane są w folderze sieciowym, mogą być modyfikowane przez użytkownika posiadającego dokument.

Obieg dokumentu

Tylko użytkownik posiadający dokument może wprowadzać dane do dokumentu oraz wydawać dyspozycje, polecenia następnym uzytkownikom dokumentu. Program rejestruje informacje wprowadzaone przez wszystkich użytkowników, którzy posiadali dokument. Użytkownikiem może być osoba (pracownik firmy). Można również zdefiniować użytkownika wirtualnego, którym mogą być urzędy i instytucje, którym przekazywane są dokumenty.

Użytkownicy, uprawnienia

W bazie danych programu można zdefiniować dowolną liczbę użytkowników. Dla każdego użytkownika definiowane są szczegółowe uprawnienia dostępu do rejestrów, dokumentów, dokumentów innych użytkowników oraz danych słownikowych. Dostęp do bazy chroniony jest hasłem bazy i hasłami użytkowników.

Konfigurowanie bazy danych

Aby odseparować proces konfigurowania programu od wprowadzania danych, wprowadzone zostały dwa tryby pracy - dostępne tylko dla użytkowników z uprawnieniami administratora. W trybie administratora użytkownik może definiować rejestry, dokumenty, nadawać uprawnienia innym użytkownikom. Po przełączeniu w tryb użytkownika, administrator, podobnie jak pozostali użytkownicy może wprowadzać dane.

Wersje programu

Program DMS Kancelista sprzedawany jest w trzech wersjach. W wersji Standard można rejestrować dokumenty, zarządzać ich obiegiem oraz skanować dokumenty. Dodatkowo w wersji Optimum można dołączać pliki do dokumentów, definiować cechy dokumentów i ich obieg. W wersji Premium dodatkowo można tworzyć wersje dokumentów oraz rejestrować kontakty z kontrahentami. Szczegółowe porównanie wersji programu.

Bazy danych

Program może współpracować z następującymi bazami danych:

• Microsoft SQL Server Compact SP2 – baza jednostanowiskowa, maksymalny rozmiar 4GB (bezpłatna)
• Microsoft SQL Server Express R2 SP2 – baza sieciowa (serwer bazy danych), maksymalny rozmiar 4GB (bezpłatna)
• Microsoft SQL Server 2008, 2010, 2012 – baza sieciowa (serwer bazy danych) (płatna – wymagany oddzielny zakup licencji)

Instalacja

Program instalowany jest za pomocą instalatora. Podobnie jak inne programy należące do pakietu DMS Studio może działać w systemach Windows, od wersji XP SP3. Podczas instalacji programu instalowane są automatycznie brakujące składniki. Więcej o instalacji.

Licencjonowanie, aktualizacje

Licencja na użytkowanie programu sprzedawana jest na czas nieokreślony (licencja wieczysta). Możliwy jest również zakup licencji czasowej. Szczegółowe warunki licencjonowania oprogramowania określa umowa licencyjna. Aktualizacje są bezpłatne.

Pomoc, informacje o programie

Program instalowany jest wraz z demonstracyjną bazą danych. W pustej bazie, zaraz po instalacji możesz zacząć wprowadzać przykładowe lub rzeczywiste dane. Program posiada podręcznik użytkownika oraz rozbudowany system pomocy (menu Pomoc). Szybko zapoznasz się z programem korzystając z rozdziału podręcznika Krok po kroku.