e-Doręczania to usługa Poczty Polskiej, dostępna pod adresem https://www.gov.pl/web/e-doreczenia, wprowadzona decyzją Parlamentu UE i Rady EU w 2014 roku, a w Polsce uruchomiona w 2025. Usługa pozwala wysyłać listy polecone drogą elektroniczną. Od 2025 roku wszystkie urzędy publiczne posiadają elektroniczne adresy (Wyszukiwarka), docelowe wszystkie podmioty i osoby zaufania publicznego będą zobligowane do posiadania adresów elektronicznych - Harmonogram obowiązku posiadania adresu e-Doręczeń.
Wniosek o adres i skrzynkę do e-Doręczeń
Adres elektroniczny składa się z 26 znaków, ma następującą budowę: AE-PL-01234-567890-ABCDE-55, gdzie AE - stała, PL - kod kraju, 55 - cyfry kontrolne.
Aby uzyskać adres elektroniczny ADE dla firmy należy złożyć wniosek - Uzyskaj adres do e-Doręczeń u publicznego dostawcy usługi - Gov.pl - Portal Gov.pl
Aby uzyskać adres elektroniczny dla osoby fizycznej najwygodniej skorzystać z aplikacji mObywatel - https://mobywatel.gov.pl/, zakładka Twoje Skrzynki.
e-Doręczenia w programie DMS Dokumenty
Program DMS Dokumenty w wersjach eSkrzynki współpracuje z usługą eDoręczenia. Aby program współpracował z usługą e-Doręczenia wymagane jest zdefiniowanie skrzynki odbiorczej typu EDO (eDoręczenia) oraz skrzynki nadawczej typu EDO. Dla instytucji publicznych i samorządowych jako środek uwierzytelniający wystarczy darmowy certyfikat (klucz publiczny i klucz prywatny) wygenerowany np. programem OpenSSL. Dla firm niepublicznych, jako środek uwierzytelniający wymagana jest pieczęć kwalifikowana, kupiona w jednej z firm certyfikujących (Certum, EuroCert, KIR i inne).
Synchronizacja skrzynki e-Doręczeń ze skrzynką odbiorczą programu
W programie DMS Dokumenty można zdefiniować czas cyklicznego odczytu danych ze skrzynki (od 1 do 60 min). Dokumenty pobierane są w oddzielnym procesie nie zakłócając pracy programu. Program pobiera dokument z systemu e-Doręczeń wraz z załącznikami. Odebrany dokument w łatwy sposób może zostać wprowadzony do obiegu w systemie DMS.
Wysyłanie dokumentów ze skrzynek programu do systemu e-Doręczeń
Proces wysyłania dokumentu z programu do skrzynki nadawczej usługi e-Doręczenia przebiega wieloetapowo:
- Przygotowanie dokumentu w systemie DMS, wprowadzenie kontrahenta z adresem ADE, wprowadzenie treści dokumentu oraz dodanie załączników (plików PDF lub innych dozwolonych formatów np.: doc, docx, xls, xlsx, zip....
- Zapisanie dokumentu ze statusem ROB (roboczy). Taki dokument może być uzupełniony, np dodany później załącznik
- Wysyłanie dokumentu - dokument zostanie zapisany w skrzynce nadawczej usługi e-Doręczenia, otrzymuje status WYS (wysłany)
- Odczyt statusu wysłanego dokumentu - w czasie synchronizacji skrzynki programu ze skrzynką e-Doręczenia odczytywany jest status dokumentu. mogą pojawić się statusy:
- WER - wersyfikacja dokumentu
- ODR - odrzucony - niepoprawny dokument, adres itp
- CZE - oczekiwanie na nadanie
- NAD - nadany
- DOR - doręczony
W programie można definiować dwa rodzaje skrzynek nadawczych:
- Skrzynka bezpośrednia - synchronizowane z usługą e-Doręczeń
- Skrzynki pośrednie, synchronizowane ze skrzynką bezpośrednią
Takie rozwiązanie pozwala lepiej zarządzać wysyłanymi dokumentami oraz zdefiniować większą ilość skrzynek nadawczych przy stosowaniu pieczęci kwalifikowanej jako środka uwierzytelniającego. Pieczęć kwalifikowana zapisana na karcie kryptograficznej może być stosowana w judnym czasie tylko na jednym stanowisku komputerowym.