DMS Forms to program przeznaczony do zarządzania obiegiem dokumentów, zdefiniowanych w postaci formularzy. Formularz może składać się z dowolnej liczby pól: tekstowych, liczbowych, zawierających daty oraz list wyboru. Użytkownik posiadający dokument zapoznaje się z jego treścią, decyzjami, uwagami i zastrzeżeniami poprzednich użytkowników i na tej podstawie wydaje własne decyzje, wprowadza zastrzeżenia, uwagi. Rozbudowane, drzewiaste menu dostarcza informacji o własnych dokumentach oraz w zależności od uprawnień daje wgląd do dokumentów innych użytkowników.
Program usprawnia przetwarzanie dokumentów, może całkowicie lub w znacznym stopniu wyeliminować obieg papierowego dokumentu. Dokumenty wewnętrzne mogą być przetwarzane wyłącznie w formie elektronicznej, dokumenty zewnętrzne po zarejestrowaniu w programie i zeskanowaniu mogą od razu trafić do archiwum. Polecamy również nasz najnowszy program do zarządzania obiegiem dokumentów: DMS Dokumenty.
Wymagania • Umowa licencyjna • Wersje • Cennik • Podręcznik • Zakup programu
Pobierz program
Charakterystyka
- Dla systemów: Windows XP SP3, Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 10
- Rejestracja dokumentów wewnętrznych (wniosków, zaświadczeń, zapotrzebowań, podań) składanych przez pracowników i akceptowanych przez przełożonych, takich jak: delegacje, wnioski urlopowe, zaświadczenia kadrowe, płacowe, oświadczenia, druki kontroli itp.)
- Rejestracja dokumentów zewnętrznych (faktur, podań, zapytań, wniosków itp.), przetwarzanych przez zatwierdzanie i wydawanie decyzji)
- Definiowanie etapów obiegu dokumentu
- Możliwość podejmowania decyzji na każdym etapie obiegu
- Dwuetapowe przekazywanie dokumentów - 1. dyspozycja, 2. przyjęcie
Rejestry programu
W programie można zdefiniować dowolną liczbę rejestrów. Dla każdego rejestru określana jest lista występujących w nim dokumentów oraz sposób ich numeracji.
Dokumenty
Dokumenty definiowane są w postaci formularzy, składają się z pól: tekstowych, liczbowych, zawierających daty oraz list wyboru.
Obieg dokumentów
Obieg dokumentów definiowany jest przez podanie nazw użytkowników lub komórek organizacyjnych, do których powinien lub musi trafić dokument. Użytkownik programu przyjmuje dokument, akceptuje jego treść, wydaje decyzje, wprowadza własne uwagi, zastrzeżenia i przekazuje dokument dalej - kolejnemu użytkownikowi.
Załączniki
Do każdego dokumentu można dołączyć dowolną liczbę załączników. Załącznikiem może być zeskanowany dokument źródłowy lub dowolny plik. Program obsługuje skanery dostępne w systemie Windows (przez sterowniki WIA). Pliki załączników przechowywane są w bazie danych.
Użytkownicy
Dla każdego użytkownika programu definiowane są uprawnienia dostępu do rejestrów oraz danych innych użytkowników. Minimalne uprawnienia dają użytkownikowi dostęp tylko do własnych dokumentów oraz dokumentów, które zostały mu przekazane przez innych użytkowników i są w jego posiadaniu. Można rozszerzyć uprawnienia o dostęp do pełnych danych rejestrów oraz zezwolić na podgląd dokumentów będących w posiadaniu innych użytkowników.
Konfigurowanie bazy danych
Aby odseparować proces konfigurowania programu od wprowadzania danych, wprowadzone zostały dwa tryby pracy programu: tryb użytkownika i tryb administratora. Tryb użytkownika przeznaczony jest do wprowadzania danych, natomiast w trybie administratora użytkownik może definiować rejestry, dokumenty, nadawać uprawnienia innym użytkownikom. Po przełączeniu w tryb użytkownika, administrator, podobnie jak pozostali użytkownicy może wprowadzać dane.
Wersje programu
Program DMS Forms dostępny jest w trzech wersjach: wersja Standard przeznaczona jest do pracy na jednym stanowisku - może otwierać tylko lokalne bazy danych, wersja Optimum przeznaczona jest do pracy w sieci, do przetwarzania dokumentów utworzonych w całości w czasie wystawiania i zatwierdzania ich przez kolejnych użytkowników. Program może pracować w sieciach lokalnych i rozległych (internet). Może się łączyć z lokalnymi i sieciowymi bazami danych, wersja Premium pozwala dodatkowo (w stosunku do wersji Optimum) zdefiniować formularz, którego pola mogą być wypełniane na poszczególnych etapach obiegu dokumentu. Tym sposobem w formularzu mogą pojawiać się dodatkowe pola wypełniane i widoczne dla kolejnych użytkowników. Szczegółowe porównanie wersji programu.
Bazy danych
Program może współpracować z następującymi bazami danych:
- Microsoft SQL Server Compact SP2 – baza jednostanowiskowa, maksymalny rozmiar 4GB (bezpłatna)
- Microsoft SQL Server Express R2 SP2 – baza sieciowa (serwer bazy danych), maksymalny rozmiar 4GB (bezpłatna)
- Microsoft SQL Server 2008, 2010, 2012 – baza sieciowa (serwer bazy danych) (płatna – wymagany oddzielny zakup licencji)
Instalacja
Program instalowany jest za pomocą instalatora. Podobnie jak inne programy należące do pakietu DMS Studio może działać w systemach Windows, od wersji XP SP3. Podczas instalacji programu instalowane są automatycznie brakujące składniki. Więcej o instalacji.
Licencjonowanie, aktualizacje
Licencja na użytkowanie programu sprzedawana jest na czas nieokreślony (licencja wieczysta). Możliwy jest również zakup licencji czasowej. Szczegółowe warunki licencjonowania oprogramowania określa umowa licencyjna. Aktualizacje są bezpłatne.
Pomoc, informacje o programie
Program instalowany jest wraz z demonstracyjną bazą danych. W pustej bazie, zaraz po instalacji możesz zacząć wprowadzać przykładowe lub rzeczywiste dane. Program posiada podręcznik użytkownika oraz rozbudowany system pomocy (menu Pomoc). Szybko zapoznasz się z programem korzystając z rozdziału podręcznika Krok po kroku.