Program DMS Dokumenty, to chyba jedyny, albo jeden z nielicznych zaawansowanych programów do obiegu dokumentów, który z powodzeniem może zostać wdrożony samodzielnie.

Podstawowym założeniem, podczas projektowania oprogramowania było odwzorowanie tradycyjnego obiegu dokumentów w formie elektronicznej.

Zasada działania programu DMS Dokumenty oparta jest na dwóch podstawowych założeniach:

1. Dokument w trakcie obiegu zmienia statusy, informujące o jego stanie przetworzenia
2. Użytkownik posiada zdefiniowaną grupę użytkowników, którym może przekazywać dokumenty

Te dwie zasady określają clou działania programu i wyznaczają schemat postępowania przygotowawczego przy wdrażaniu oprogramowania.

Przed rozpoczęciem wdrożenia programu, należy określić listę dokumentów, których obieg będzie rejestrowany w programie, listę dokumentów można podzielić na etapy lub nawet na pojedyncze dokumenty i wdrażać oprogramowanie sukcesywnie, włączając kolejne dokumenty i grupy użytkowników do elektronicznego systemu obiegu dokumentów.

Definiując dokument należy określić statusy, czyli stany przetworzenia, które może przyjmować dokument podczas swojego obiegu. Status dokumentu może zostać zmieniony tylko przez pracownika, który jest w posiadaniu dokumentu, przeważnie status zmieniany jest przed przekazaniem dokumentu kolejnemu użytkownikowi, informując go o podjętej decyzji dotyczącej dokumentu, np. zaakceptowany, przyjęte do realizacji, reklamacja uwzględniona, reklamacja odrzucona, sprawa załatwiona, wymagana opinia, archiwum itp.

Dla każdego pracownika przetwarzającego dokumenty należy zdefiniować listę pracowników lub działów, którym posiadający dokument pracownik, będzie mógł przekazywać dokumenty. Podczas przekazania można określić również statusy, jakie dokument powinien przyjmować w momencie przekazywania. Tak przygotowana karta będzie pomocna podczas konfigurowania użytkownika w systemie DMS Dokumenty, może również być pomocna dla użytkownika zajmującego się konfigurowaniem oprogramowania w początkowej fazie wdrożenia. 

Karty wdrożeniowe

1. Karta dokumentu (karta_dokumentu.pdf, karta_dokumentu.doc)
2. Karta pracownika (karta_pracownika.pdf, karta_uzytkownika.doc)

Przykładowo wypełnione karty

1. karta_dokumentu_przyklad1.pdf, karta_dokumentu_przyklad2.pdf)
2. karta_pracownika_przyklad1.pdf, karta_pracownika_przyklad2.pdf)

Po przygotowaniu wszystkich kart dokumentów i użytkowników można przystąpić do konfigurowania bazy programu DMS Dokumenty.

Konfigurowanie programu

1. Przełączyć program w tryb administratora
2. W gałęzi Rejestry dokumentów / Statusy zdefiniować statusy dokumentów (zebrane z wszystkich kart dokumentów)
3. W gałęzi Rejestry dokumentów zdefiniować dokumenty wraz z listą statusów (odczytanych z karty dokumentu), które dany dokument może przybierać.
   
4. W gałęzi Użytkownicy zdefiniować użytkowników i listy użytkowników, który dany użytkownik może przekazywać dokumenty (na podstawie kart użytkowników)

Program posiada wiele więcej parametrów konfiguracyjnych, niemniej powyższe punkty określają podstawowe zasady konfigurowania programu, zarówno przy wdrażaniu oprogramowania, jak i przy wdrażaniu kolejnego dokumentu i użytkownika.

Więcej informacji w podręczniku programu DMS Dokumenty.